高效时间管理的技巧

1、捕捉目标，形成列表清单

2、整理术，制定年度计划和日程安排表，运用时间矩阵找出重要的事，放弃不重要的事

3、做事情保持专注，一天做三件重要的事，一次只做一件事

1 善用记事本，把它作为时间管理的起点

无论是纸质的还是手机中的电子记事本，都是时间管理必须使用的工具。因为它能将我们利用时间的方法一目了然地罗列出来，非常简便。

俗话说“好记性不如烂笔头”，我们的大脑每天都要记忆很多内容，大脑里面各种事情交织在一起，难免出现偏差，特别是对于时间管理计划这种有严格顺序的内容来说，则更是如此。所以我们应该把有关时间管理的计划通过记事本记录起来，让我们不用专门动脑去记忆这些内容，而是把精力集中用于思考和其他更复杂的事情上。

好记性不如烂笔头

但是，不少人只是在记事本上写下一些重要内容，或者近一两周的的计划安排。这就会让我们分难分清事情的先后顺序，也难以让我们观察自身的进步，从而变得较为被动。所以，我们需要更为主动的利用记事本去确保我们的时间。

对于需要坐班的上班族，由于必须待在公司，行动受到公司规定的限制，所以我们每天有大概9-10个小时的时间比较被动，克服方法就是：首先在一定程度上拟定自己的时间管理计划，同时要学会拒绝与自己的计划相冲突的突发事件。一开始，我们可以拒绝一些相对容易拒绝的工作，并把节省下来的时间用在自身投资上，逐渐增强核心竞争力，逐步扩大可以拒绝的突发事件的范围，从而增加对上班时间的自主控制力。

合理规划目标

如果实在没有目标，那就假定一个，并根据这个假定的目标来分配时间，这样我们就有了方向和动力，并且能够在行动过程中找到真正的目标，从而避免因为犹豫不决而浪费的时间。

但是如果我们在记事本上规划一些非常夸张，难以实现的目标或者内容，那就没有意义了。因为所谓目标和计划，都是指导我们分配时间的准则。如果全都写些不可能完成的任务，就只能变成纸上谈兵，所以我们需要经常翻阅记事本，不断的核查反思，修正我们的行动计划。

2 养成健康的生活习惯

身体是革命的本钱，没有健康的体魄，就难以长期维持充沛的体能和精力，其他很多事情也就无从谈起。同时，健康而有规律的生活节奏也是我们有效执行时间管理计划的前提，所以我们必须养成健康而有规律的生活习惯，而养成良好生活习惯的基础是保证睡眠时间和均衡的饮食。

主要说一下睡眠。人类的睡眠可以分为深睡（大脑进入Rapid Eye Movement sleep -REM状态，眼球运动加快，会做梦）和浅睡（大脑不在REM状态，即None-REM）两种，一个完整的睡眠循环是从None-REM到REM，再到None-REM，这个周期大概需要90分钟。我们夜间的整个睡眠时间中，REM大概占25%，non-REM占75%。

REM和None-REM睡眠的脑波情况

我们每天需要确保的睡眠时间是7-8小时，其中夜间睡眠确保7小时，中午最好能午休。良好的夜间睡眠不但有助于我们新陈代谢，而且也能让大脑吸收和规整白天接收到的信息，而且这也是我们人类最重要的休息方式，不用多说。

高效的午睡

再特别说一下午休，其目的是恢复精力和学习能力。这是一个非常有用，而且技巧性比较强的休息方式。根据目前的研究结果显示，而午睡以不进入深睡为宜。而10分钟的午休时间效果最佳，可以改善醒来之后2小时左右的精神效果。从这里我们又可以发现，其实午休这种短时睡眠，可以充分应用到其他时间段，只要我们每天长期从事高强度的脑力活动，差不多每隔2小时左右就可以小憩10分钟（仅仅闭眼静养都可以），以确保我们在清醒时维持充沛的精力和学习能力。

3 借助他人的力量，增强克制力

很多人都发现，在单位上班会让生活变得很有规律，而在家休息，则容易导致心情松懈，拖拖拉拉的。这就是因为有单位的规章制度的强制力量在约束自己，所以我们在面对自身力量难以完成的工作室，可以通过和别人约好时间，再反过来制定自己的计划，这样就能强迫自己去完成。

借助他人之力

4 从认知、情绪和行动三方面入手，克服拖延

作为高等生物，我们都有趋利避害的本能，当我们面临困难时，潜意识里总会倾向于选择逃避困难。但是，拖延不仅仅是简单的逃避行为，这个过程包含了一系列互相影响的认知、情绪和行为。我们每一次做出拖延行为时，总会产生一时的放松、希望、舒坦等愉悦感受，由于这种感受会不断的即时强化我们的拖延行为，从而让我们更容易再次做出拖延的决定，即便在事后，我们对自己的拖延行为感到懊悔，内心的自责比刚才一时的愉悦强烈一百倍，但由于这种自责并不是即时发生的，所以无法抗衡即时强化对我们拖延行为的影响，久而久之，拖延就成为了根深蒂固的习惯。

克服拖延

拖延的习惯是进行高效时间管理的大敌，我在《高效工作4》中详细分享了克服拖延的具体方法，治标治本！，大家可以去看看。这里简单介绍一下如何从情绪方面克服拖延。

— 中断：当我们察觉到导致拖延的消极情绪出现时，要识别出导致拖延的原因，并立即中断我们即将付诸实施的拖延行为，进行自我审视。

— 遏制：动用我们的一切认知、情绪和行为资源，遏制我们拖延的冲动。

— 反思：思考当前发生的事情，当我们遏制住拖延的渴望时，我们感受到什么样的情绪？我们希望达成什么样的目标？

— 推理：假设如果我们服从了拖延的渴望，其后果是什么？如果拒绝拖延而继续坚持既定计划，会有什么结果？我们计划下一步做什么？

— 抉择：通过实践感受拒绝拖延带来的益处，感受当我们建立起对自己和正在做的事务的掌控感，感受真正主宰我们的情绪所带来的愉悦，逐渐摆脱导致拖延的负面情绪。

5 充分准备，有的放矢，提高沟通的效率

沟通是我们生活中不可缺少的一个环节，无论我们是在打电话，还是在开会，或者是在发短信，聊天等等，都是在与他人进行沟通，沟通的要点在于：不是你告诉了别人什么，而是别人听到了什么。

高效的沟通

沟通是如此重要，但是低效率的沟通也会浪费我们很多时间。对此我分别针对常用的三大沟通方式分享我的心得

— 电话沟通：打电话之前把自己想要问的问题和希望互通的信息列个清单，记录通话中获取的关键信息，记录自己和其他人需要处理的下一项工作，以及未完成的工作。工作时间少接或不接听无关紧要的电话。

— 即时通信工具沟通：不要闲聊与当前工作无关的话题，除开与工作密切相关的群之外，各个聊天群都设置来消息不提醒。沟通内容要写得简短，明确，不要延展到无关话题。

— 会议沟通：做好会前准备，提前发放会议备忘录给各位参会者（内容包括主题，讨论要点，要达成的目标，会议时间以及会议预计时长等），并准备好各种会议工具（白板、笔、投影仪、录音器、扩音器等）。会议室要选用比参会人数所需空间稍小一点的，拥挤的空间容易让人产生兴奋感，从而促进踊跃发言，严格控制会议总时长，明确会议结果及各部分工作的负责人，通过会议记录发放给参会人，并由参会最高管理者跟踪落实。另外可以尝试在临近下班之前的半小时，站着开会，并控制每个人的发言时间。

6 理清事情的主次，再进行分解

在做事之前，首先应权衡一下各个问题的轻重缓急，然后从最重要的事情开始，注意这里指的是“最重要”，而不是“最急迫”，我把主要的时间留给前者，这是我的一个原则。因为有些事情很急，但并不是最重要的（例如突然打来的电话），这些事情处理不好，经常会让重要的事情被搁置，所以我们就不要在这些事情上浪费过多的时间。

分清事情的主次

在每天的具体工作中，为了分清事情的主次，我的判断方法是：

— 当前必须由自己完成的事情（紧要的）

每件事情都有轻重缓急，有必要和不必要的区别，通常先做必须要自己去完成的事情，有多余时间再做其他不一定要自己亲自去做的事情，或者也可以把这些事情分给别人去完成。

— 让自己收益最高的事情（高收益的）

和上面第（2）条类似，这也是一条判断标准，因为每个人的精力有限，所以应该把有限的精力投入到让自己收益最高的事情上。

— 能让自己感到满足感的事情（带来满足感的）

这点因人而异，但无论处于什么样的社会阶层，都需要通过做事来让自己得到满足和愉悦，只有这样才能让生活更加充实和有趣。

通过以上三个判断要点可以对要做的事情进行综合判断，如果三点同时满足，则肯定是要在第一时间完成的，如果每一件事务仅具备其中一个要点，那么就根据以上顺序来选择，先做必须完成的，最后选让自己感到满足的事情。

当我们分清事情的主次之后，如果一件事比较复杂，就需要对其进行分解。复杂事务分解的原则是：每件事必须分解到不能再细分为止，而且分解后的结构要一目了然，目标明确，时间充足。

7 重新认识生活中的零碎时间

生活中其实还有很多零碎的时间，我们可以利用这些时间来查询资料，复习单词，检查并调整计划等等，但不建议用来进行系统的学习，因为学习状态的进入和中断都需要时间，一来一往，零碎时间就没了。

领用好零碎时间

我们可以在记事本中专门列出一系列可以用零碎时间来完成的事情列表。具体方法如下

— 确认目标：在利用零碎时间前，有一点先要明确，近期可以用零碎时间来完成的目标是什么？这个很重要，做任何事都要目标，都需要很强的驱动力才能战胜自身的惰性。而且目标必须明确，不能很泛泛，最好收敛为1-2个最佳，否则凡事都想做，又都做不好，一段时间过去后，目标都没完成会让人失去动力，最后不了了之。

— 梳理任务：在这过程中，我们就能发现，哪些小任务哪些是可以利用10-20分钟这些碎片时间去完成的，记录并标注重要程度，设置期限。每天的碎片任务不能太多，毕竟每天究竟有多少碎片时间并不清楚，有些碎片时间就是拿来休息的，千万不要占用这些时间去安排一些任务，不会休息的人不会成功。

— 自我奖励：每天完成这些碎片任务后，可以给自己小小的奖励，吃颗巧克力，听首歌等等，告诉自己因为我们的自律才能使今天的事都做完，才能获得这额外的幸福。